Co to są aplikacje ERP i ile kosztują?

Aplikacje ERP czy też programy ERP to oprogramowanie, które ma na celu ułatwić zarządzanie firmą. Nazwa pochodzi z języka angielskiego – Enterprise Resource Planning. W dosłownym tłumaczeniu są to zintegrowane systemy do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Z polskiego na nasze oznacza to aplikacje, w których można zarządzać każdym obszarem firmy – produkcyjnym, sprzedażowym, księgowym, logistycznym, kadrowo-płacowym etc.

Aplikacje ERP – jak to działa?

Aplikacje ERP zbudowane są modułowo – poszczególne moduły służą do obsługi poszczególnych obszarów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu firmy mogą zakupić tylko te moduły, których potrzebują, a nie „cały system”. Przykładem może być firma handlowa, która zleca prowadzenie księgowości do zewnętrznego biura rachunkowego, nie potrzebuje więc modułu księgowego czy kadrowo-płacowego. Albo odwrotnie, z aplikacji ERP korzysta biuro rachunkowe, zamawia więc moduły do obsługi księgowości uproszczonej, pełnej, środków trwałych oraz kadr i płac, a nie musi kupić modułów handlowo-magazynowych. Pozwala to na ograniczenie kosztów i niewykorzystywanych, niepotrzebnych funkcjonalności.

W aplikacjach ERP najistotniejsze jest to, że wszystkie moduły działają w oparciu o jedną, wspólną dla poszczególnych obszarów i spójną bazę danych. Pozwala to na pracę wszystkich działów firmy na wspólnych danych w czasie rzeczywistym, zapewnia ciągłość przepływu informacji, pozwala zautomatyzować część operacji i skrócić czas obsługi poszczególnych procedur, m.in. poprzez zlikwidowanie konieczności eksportu i importu danych między poszczególnymi modułami, jak to było w starszych typach systemów do zarządzania firmą. Dzięki temu przykładowo po zakończeniu produkcji to, co zostało wyprodukowane pojawia się w systemie w magazynie; to na co została wystawiona faktura, automatycznie zostaje pobrane ze stanu magazynowego; zatwierdzona lista płac jest widoczna w księgowości do zaksięgowania; wprowadzone w systemie faktury sprzedaży i zakupu pojawiają się w odpowiednich rejestrach dostępne dla księgowości – i tak dalej. To oczywiście tylko przykłady, które mogą być różne w różnych firmach – ważne jest to, że dzięki spójnej bazie danych informacje na styku poszczególnych modułów są wymieniane płynnie, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas.

Co ważne, aplikacje ERP zapewniają szeroką możliwość konfiguracji, zatem są w stanie odpowiedzieć na różne potrzeby związane ze specyfiką działania poszczególnych przedsiębiorstw. Oczywiście tu ważnym aspektem jest wybór odpowiedniej firmy, która obsługuje wybrane aplikacje ERP, zapewniając profesjonalną pomoc.

Ile kosztują aplikacje ERP?

To zależy od indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Mała ilość licencji i proste potrzeby konfiguracyjne przekładają się na niższe koszty. Z kolei im więcej licencji, im bardziej skomplikowane procesy wymagające odzwierciedlenia w aplikacjach ERP, im więcej integracji czy dodatków programistycznych, tym wyższe koszty – ale także bardziej wyraźne ułatwienie i zautomatyzowanie pracy. Dzięki temu, że większość producentów aplikacji ERP oferuje różne opcje licencjonowania (zakup, wynajem, wynajem w chmurze), można wybrać optymalny sposób finansowania licencji. Koszty wdrożenia często są dzielone na etapy.

Warto pamiętać, że inwestycja w aplikacje ERP zwraca się w formie ułatwienia pracy, zwiększenia jej efektywności, zminimalizowania ryzyka błędów, oszczędności czasu i wzrostu konkurencyjności firmy – co realnie przekłada się na większe zyski.