Rozwiązania wykorzystujące optyczne rozpoznawanie tekstu są coraz częściej używane w biznesie. Pozwalają na usprawnienie pracy w biurach księgowych, sekretariatach, administracji. Wykorzystywane są również w systemach ERP. Czy rzeczywiście narzędzia oparte na technologii OCR przynoszą tyle korzyści?
Wykorzystanie OCR w biznesie.
Technologia OCR wykorzystywana jest między innymi przy skanowaniu dokumentów, takich jak faktury, paragony, książki. Skanowania faktur w momencie ich otrzymania i przekazywanie bezpośrednio do systemu ERP pozwala oszczędzić sporo czasu. Tam zaś, każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik może otrzymać o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail lub bezpośrednio w systemie ERP. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do odtworzenia w razie potrzeby. Istnieje możliwość definiowania reguł, które będą określały informacje mające być przetwarzane w procesie rejestracji.
Analiza i przetwarzanie dokumentów papierowych i w postaci e plików PDF.
Dokumenty typu faktura czy zamówienia są przesyłane w formie plików PDF lub dokumentów papierowych. Następnie silnik OCR umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów oraz wypełnienie zawartości zdefiniowanych w szablonach pól danymi pochodzącymi bezpośrednio z danego dokumentu. Takie rozwiązanie umożliwia, automatyczne rozpoznawanie źródła pochodzenia dokumentu i na tej podstawie dokonuje wyboru właściwego dla danego źródła szablonu.
Korzyści z posiadania OCR
W dzisiejszym świecie czas to pieniądz. Technologia OCR wpływa na przyśpieszenie procesów administracyjnych. Pracownicy nie muszą przepisywać dokumentów ponieważ wystarczy je zeskanować aby wymagane dane znalazły się w systemie. Rozwiązania takie usprawniają obieg dokumentów w firmie. Istotną kwestią jest obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w organizacji.