Migracja danych jest jedną z części składowych wielu wdrożeń systemów ERP, podczas których następuje zmiana systemu zarządzającego. Jej celem jest przeniesienie określonych danych z poprzedniego systemu do nowego, tak aby zapewnić możliwość realizacji procesów firmowych i by danych tych nie trzeba było wprowadzać ręcznie.
Choć wielu osobom wydaje się, że przeniesienie danych między systemami to najwyżej kilka kliknięć, to niestety metoda Crtl+C, Ctrl+V nie ma tu zastosowania. Migracje danych w systemie ERP mają odbyć się tak, by zapewnić jak najwyższą jakość danych, ich kompletność i spójność, wraz z zależnościami między nimi i odpowiednią hierarchią.
Migracja bazy danych tego samego systemu i różnych
Najprostsze migracje to te, które odbywają się między tymi samymi systemami – dzieje się tak między innymi przy przejęciu jednego podmiotu posiadającego dany program, przez drugi, który korzysta z tego samego systemu. Innymi słowy, gdy jest to np. migracja bazy danych Comarch – z jednej instancji Comarch ERP Optima do drugiej – wówczas taki transfer nie stanowi niemal żadnego problemu. Schody zaczynają się przy migracji między systemami o zupełnie innej strukturze czy logice danych, innym silniku bazodanowym etc. – np. migracja danych do Comarch Optima z systemu Sage Symfonia. Wówczas pierwszym etapem całego procesu musi być przygotowanie migracji, określenie podlegającego jej zakresu danych oraz ujęcie tych danych w odpowiednie struktury.
Migracja bazy danych – etapy wdrożenia
Bardzo ważne jest ustalenie wszystkich obszarów działania przedsiębiorstwa, z których trzeba pozyskać dane zasilające nowy system ERP. Etap ten jest bardzo czaso- i pracochłonny, ale od niego zależy powodzenie procesu migracji, zatem warto przeprowadzić go starannie i rzetelnie. Tu często dochodzi do głosu kolejne błędne przekonanie, pokutujące wśród wielu firm – migracją zajmuje się firma wdrożeniowa. Tymczasem odpowiedzialność za przygotowanie danych do migracji w dużej mierze spoczywa na pracownikach firmy, w której wdrażany jest system. To właśnie te osoby mają największe kompetencje merytoryczne w konkretnych obszarach, w których migracja jest realizowana, i to od nich zależy poprawność zmigrowanych danych. Z drugiej strony warto posiłkować się wiedzą specjalistów od wdrożeń, którzy znając system docelowy pomogą zidentyfikować potencjalne braki i zagrożenia. Dlatego tak ważna jest współpraca między pracownikami firmy, a firmą prowadzącą wdrożenie.
Dodatkowo szczególny nacisk należy położyć na testy w trakcie procesu migracji – począwszy od spójności i jakości danych w aplikacji źródłowej. Dzięki temu można skontrolować poprawność danych, wykonać ich ewentualną korektę, uniknąć porządkowania danych na ostatnią chwilę lub nawet migracji błędnych danych do docelowego systemu. Tutaj ważne są odpowiednie narzędzia migracyjne, pozwalające wykluczyć zduplikowanie danych, umożliwiające ich bieżącą kontrolę i w razie potrzeby uzupełnienie, zmianę, czy wycofanie określonych rekordów.
Po przetransferowaniu danych do docelowego systemu konieczne są kolejne testy, oparte na przeprowadzeniu pewnej ilości procesów biznesowych, jeszcze przez startem pracy w nowym systemie. Na tym etapie niezbędne jest zaangażowanie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary w firmie, które zweryfikują poprawność procesów i zwrócą uwagę na potencjalne niezgodności.
Migracja danych jest jednym z najbardziej wymagających etapów wdrożenia. Na pewno jednak pozwala uniknąć żmudnej pracy nad ręcznym przenoszeniem danych, zapewnia spójność pracy po zmianie systemu i ciągłość danych niezbędnych np. do przygotowania deklaracji czy sprawozdań księgowych, PIT-ów i innych wymaganych przepisami dokumentów. Może się jednak zdarzyć tak, że korzyści płynące z migracji będą niewspółmierne do jej kosztów i potrzebnego na nią czasu – zdarza się to zazwyczaj w niewielkich firmach, gdzie danych jest stosunkowo mało i można je w łatwy sposób pozyskać z ogólnodostępnych źródeł (jak np. pobieranie danych firm z GUS na podstawie NIP). Zatem przed każdą migracją niezbędna jest odpowiednia analiza tego etapu.
Dlatego w POLKAS, dzięki zespołom doświadczonych specjalistów i doradców, określamy zarówno możliwość, czasochłonność i koszt takiej migracji, jak i jej celowość przy konkretnym wdrożeniu, biorąc pod uwagę indywidualne oczekiwania i potrzeby danej firmy.