OCR to coraz popularniejsze rozwiązanie, pozwalające zautomatyzować proces wprowadzana dokumentów do systemu ERP. Oprogramowanie OCR dostępne na rynku jest coraz bardziej zaawansowane technologicznie i zapewnia coraz szersze możliwości funkcjonalne.
Co to jest OCR?
Skrót OCR pochodzi z angielskiego optical character recognition i oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia OCR pozwala na rozpoznawanie zarówno pojedynczych znaków, jak i całych tekstów w pliku graficznym. Jest ono możliwe dzięki zastosowaniu metod rozpoznawania wzorców, które są zaliczane do sztucznej inteligencji. Oprogramowanie OCR przy pomocy segmentacji obrazu wyodrębnia poszczególne znaki lub ich ciągi z obrazu, a następnie je klasyfikuje jako poszczególne litery, słowa czy cyfry. Aplikacje OCR przetwarzają w ten sposób również pismo odręczne.
OCR dokumentów w praktyce
Choć dla niektórych technologie oparte na sztucznej inteligencji wciąż są rozwiązaniami niemal kosmicznymi, to w rzeczywistości takie narzędzia jak OCR są dostępne powszechnie, na wyciągnięcie ręki oraz – co ważne – nie muszą wiązać się z dużymi kosztami. Coraz więcej firm decyduje się na OCR dokumentów – np. faktur czy zamówień – żeby zdigitalizować proces ich wprowadzania do systemu handlowego czy księgowego. Pozwala to przede wszystkim oszczędzić czas, który trzeba by poświęcić na ręczne przepisanie danych z wszystkich dokumentów.
Żeby wykonać OCR dokumentów, potrzebna jest graficzna forma dokumentu – np. plik PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG. Zatem jeżeli dokument jest w wersji papierowej, trzeba go zeskanować lub zrobić jego zdjęcie. Technologia OCR pozwala na przetwarzanie nie tylko idealnych skanów, ale także zdjęć wykonanych telefonem, w różnej jakości czy z tekstem napisanymi pod nienaturalnym kątem.
Następnie dokument w formie elektronicznej wprowadza się do aplikacji OCR. Program odczytuje i kataloguje dane takie jak nazwę i dane kontrahenta, numer NIP, kwotę faktury – netto, brutto, wartość VAT, etc. Tak przetworzona przez OCR faktura pojawia się np. w systemie księgowym. Jest to funkcjonalność szczególnie doceniana w biurach księgowych, przetwarzających ogromne ilości faktur, ale także we wszystkich firmach, które chcą uniknąć ręcznego wprowadzania dokumentów do systemu.
Trzeba pamiętać o tym, że żadna aplikacja OCR nie ma stuprocentowej skuteczności, zatem w przypadkach trudności z odczytaniem fragmentu potrzebna jest weryfikacja wyniku OCR przez człowieka. Warto jednak zaznaczyć, że dzięki zastosowaniu technologii machine learning, OCR potrafi „uczyć się” na bieżąco – raz rozpoznany lub zweryfikowany dokument czy tekst zostaje zapamiętany, dzięki czemu przetwarzanie kolejnych takich dokumentów i danych jest szybsze.
Aplikacja OCR a system ERP
Aktualnie każdy liczący się na rynku producent systemów ERP wprowadza do swojej oferty także rozwiązania OCR, zapewniające bezpośrednią komunikację z danym systemem. Przykładem może być Comarch OCR, w standardzie współdziałający z systemami Comarch ERP np. Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL. Dodatkowo Comarch proponuje także wersję, która ma możliwość integracji z systemami ERP innych firm.
Inną opcją jest współpraca producenta systemu ERP z producentem oprogramowania OCR. Tak działa np. OCR dla enova365 – w ofercie znajduje się OCR ABBYY Flexi Capture for Invoices z integracją dla enova365.
Dobór odpowiednich rozwiązań zależy oczywiście od potrzeb konkretnej firmy. Ważne jest, by skonsultować je ze specjalistami, którzy pomogą w wyborze optymalnego narzędzia.